Et si je vous disais qu’il vous suffit d’une tomate pour booster votre productivité ! 😉
Parce que les journées sont faites de 24 h pour chacun d’entre nous, le fait d’être plus productif vous permet de réaliser un maximum de tâches en un temps restreint.
Objectif : moins de stress, plus d’efficacité et par conséquent plus de temps à accorder à ce qui compte vraiment pour vous : vos loisirs, votre famille ou vos amis.
Maintenant que vous avez lu mon article “Comment dormir moins sans être fatigué ?” 😉 , vous avez peut-être déjà gagné du temps et mis en place un certain nombre de bonnes habitudes quotidiennes.
Pour aller plus loin, je voudrais vous parler d’une méthode qui a fait ses preuves : la méthode Pomodoro.
Qu’est ce que la méthode pomodoro ?
La méthode Pomodoro est une technique de gestion de temps. Elle consiste à travailler pendant 25 minutes et s’accorder ensuite une courte pause de 5 minutes avant de recommencer un cycle de travail. Ce laps de temps de 25 minutes correspond à un “Pomodoro”. “Tomate” en italien. On doit cette appellation à son inventeur, Francesco Cirillo, qui se servait d’un minuteur de cuisine en forme de tomate durant ses études pour gagner en efficacité. Il a d’ailleurs rédigé en 2006, un ouvrage complet dédié à sa méthode.
Fonctionnement de la méthode
Facile et rapide à mettre en place, ce procédé se déroule en 5 étapes :
- en début de journée identifiez les tâches à effectuer et découpez-les en objectifs réalisables. Un objectif non atteint engendre un sentiment de frustration. Evitez cela en divisant vos objectifs en petites tâches. 1 tâche = 1 Pomodoro.
- mettez en marche votre minuteur et concentrez-vous sur votre travail pendant 25 minutes.
- effectuez une courte pause de 5 minutes. Si vous étiez devant votre ordinateur, levez-vous et marchez, ou faites un peu d’exercice. Faites-vous un café ou un thé, ou… de la méditation. Des études ont montré que la méditation favorise la concentration. Pour aller plus loin je vous invite à lire l’article de Nicolas sur les 10 raisons de commencer à méditer.
- à la sonnerie, on remet le minuteur sur 25 minutes et on recommence.
- après 4 sessions de travail, prévoyez une pause plus longue, de 15 à 30 minutes pour manger, lire ou même faire une sieste !
Celle-ci est applicable à la lettre, mais vous pouvez tout à fait l’adapter à votre convenance : plutôt que 25 minutes, programmez une session de 30 minutes, avec une courte pause de 10 minutes et un temps de pause plus long ensuite.
Avant de commencer votre premier Pomodoro, veillez à aménager votre environnement afin d’éviter toute distraction :
- on coupe le son et le vibreur du téléphone, ou on le met en mode avion. On le garde à distance ou on le retourne sur la table ou le bureau, pour ne pas que l’oeil soit attiré par une éventuelle notification.
- si vous travaillez sur ordinateur, on coupe les notifications des réseaux sociaux et surtout des emails. Ce conseil est d’ailleurs valable continuellement. Les notifications de courriels sont sources de distraction et génératrices de stress. Consacrez un ou deux Pomodoro maximum par jour, pour les gérer.
- si vous êtes dans votre bureau, fermez la porte et accrochez un post-it dessus pour ne pas être dérangé.
- si vous partagez votre espace de travail, en open space par exemple, vous pouvez opter pour la solution des bouchons d’oreille ou du casque. Choisissez le silence ou un fond musical en fonction de vos préférences, mais enfermez vous dans votre bulle.
Pourquoi utiliser cette méthode ?
Rester concentré
Des études ont démontré que rester concentré sur des tâches durant plusieurs heures est inefficace voir contre-productif ! On a tous à un moment ou un autre, ressenti cette difficulté à se focaliser sur une tâche ou un dossier, pour autant cela ne veut pas dire que l’on est atteint d’un Trouble Déficit de l’Attention avec ou sans Hyperactivité (TDAH).
Les résultats d’études concernant le temps de concentration moyen d’un adulte se contredisent. 3, 12, 52, 90 minutes maximum ? Ce qui est certain c’est qu’au XXIe siècle tout s’est accéléré : emails, téléphone qui sonne toute la journée, messages sur Facebook, notifications d’Instagram… nous sommes sur-sollicités, notre cerveau peine à suivre…et il y a de quoi ! Il est temps d’agir pour se préserver contre le stress, le surmenage et l’éventuel burn-out.
Et pour rester concentré on commence par arrêter de faire plusieurs choses à la fois !
L’être humain ne sait faire qu’une seule chose à la fois
Le multitasking, c’est faire plusieurs choses en même temps. Ou plutôt de croire que de faire plusieurs tâches en même temps prendra moins de temps que de les faire chacune séparément. Je suis personnellement adepte du multitasking (mais je me soigne 🙂 ). Cela fait d’ailleurs rire mon chéri qui me dit toujours qu’il y a forcément une tâche que je fais mal… et il n’a sans doute pas tort, mais la raillerie populaire ne dit-elle pas que ce sont les hommes qui ne savent pas faire deux choses en même temps… ? 😉
Avant de vous en parler, j’ai moi-même testé la méthode Pomodoro. Elle m’a effectivement permis de (ré-)apprendre à me concentrer et à mieux gérer mon temps. Il n’y a rien de plus frustrant que d’arriver à la fin de la journée de travail avec l’impression de n’avoir rien achevé, n’est-ce pas ?
En télétravail en période de confinement, j’ai décidé de me concentrer sur une tâche à la fois et devinez quoi ? On avance plus efficacement qu’en étant “multitâche” ! Sur une seule tâche certes, mais au bout du cycle Pomodoro elle est finie ! Ou du moins l’objectif quotidien sur le projet est atteint. Cela engendre un sentiment de satisfaction qui libère de la dopamine, la “molécule du plaisir”. Le bonheur quoi !
Être plus productif
Le fait de limiter le temps passé sur une seule tâche permet de lutter contre la procrastination. Vous savez cette tâche que vous n’avez pas du tout envie de faire et que vous repoussez depuis plusieurs semaines ? Vous savez que vous devez le faire, elle est programmée et du coup vous vous y tenez s’y tient. C’est un bon remède contre le perfectionnisme également, qui s’avère chronophage et qui peut être contre-productif.
Connaissez-vous le principe de Pareto ? Aussi appelé Loi de Pareto, principe des 80-20 ou encore loi des 20-80, il tire son nom de l’économiste italien Vilfredo Pareto.
Dans de nombreux domaines, on a ainsi pu constater qu’environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Plus concrètement, pour exemple : 20 % d’énergie investie dans un projet permet d’obtenir 80 % du résultat final.
Le Pareto inversé est moins connu. Au début d’un projet, on a tendance à investir le maximum de son énergie, mais au bout d’un moment on voit son efficacité diminuer. A la fin du projet on voit souvent la tendance s’inverser, à savoir 80 % d’énergie investie pour 20 % de travail restant.
C’est là que l’utilisation de la méthode Pomodoro prend tout son sens. Découper un projet en petites tâches et limiter son temps sur chacune d’elle, permet d’avancer productivement et de ne pas y passer trop de temps. Avouons-le, plus on a de temps sur un projet, plus on a tendance à vouloir détailler, fignoler, entrer dans les détails et l’améliorer, non ? Prenons l’exemple de la rédaction d’un article : on peut se demander si au bout de 80 % du travail accompli, l’article est assez satisfaisant pour être publié ?
Il faut déterminer le PMV, (Produit Minimum Viable) pour chaque projet. Attention l’idée n’est pas pour autant de privilégier la quantité à la qualité. Il ne s’agit pas d’oublier un paragraphe, la conclusion ou de laisser des fautes d’orthographe, bien entendu. Mais savoir s’arrêter quand un lecteur externe ne se rendrait pas compte de la différence si l’on y avait passé encore 4 h pour corriger des virgules ou changer pour la 4e fois le même sous-titre. C’est un excellent moyen pour un perfectionniste de trouver un ratio convenable entre le temps et l’énergie investis, et le résultat final. Objectif : un minimum de temps pour un maximum d’efficacité !
Le mieux est l’ennemi du bien ! – Montesquieu
Dans le même ordre d’idée et toujours afin d’optimiser son emploi du temps, on peut coupler la méthode Pomodoro au “batching”. Quesaco ? Peut-être que son adaptation au domaine culinaire vous parlera plus : le batch cooking ! Toujours pas ? Cette technique se base sur la réduction de temps de préparation et de rangement lorsque l’on fait quelque chose. On regroupe certaines tâches similaires pour les réaliser en une seule fois, plutôt que de les répartir à différents moment de la journée par exemple.
En cuisine, la méthode propose de réaliser tous ses repas de la semaine en 2 heures. Cela évite ainsi de sortir et de ranger vos ustensiles, de nettoyer toute la cuisine et de vous casser la tête quotidiennement pour savoir quoi manger. Cela fonctionne aussi bien en cuisine, que pour le travail de bureau. Organisez un ou deux Pomodoro pour gérer vos emails et un autre dédié à vos appels téléphoniques. Cela évitera de vous disperser et de morceler votre journée. Vous y gagnerez en efficacité !
Prioriser ses tâches
Se concentrer sur une seule tâche à la fois c’est bien, encore faut-il se demander si celle-ci est vraiment utile. Une des clés de la productivité est la priorisation ! A la fin de votre journée de travail faites en sorte d’être satisfait de ce que vous avez accompli.
Si vous avez du mal à vous organiser, vous pouvez vous référer à la matrice d’Eisenhower. Elle s’inspire d’une citation de Dwight David Eisenhower, le 34e Président des Etats-Unis d’Amérique :
“Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important”.
Cette matrice vous permettra de classer votre liste de choses à faire, en fonction de l’urgence et l’importance de chacune de vos tâches. Cette méthode peut tout à fait s’inscrire dans un outil de gestion comme Trello, dont je parlerai dans la suite de l’article.
L’idée est de classer vos tâches en 4 catégories :
- les tâches importantes et urgentes : à exécuter immédiatement et soi-même
- les tâches importantes mais peu urgentes : tâches à planifier et réaliser soi-même également
- les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer !!
- les tâches peu ou pas urgentes et peu ou pas importantes : tâches inutiles, oubliez-les !
Dans une journée il y a des moments plus propices à l’exécution de certaines tâches. Le matin tôt est souvent plus propice à la concentration : réservez vos premiers cycles Pomodoro pour le début de la journée. Programmez les tâches qui ne demandent pas une trop grande stimulation cérébrale pour l’après-déjeuner par exemple. Nous avons tous nos spécificités, nos rythmes et nos habitudes. Par conséquent, ce qui est vrai pour l’un ne l’est pas pour l’autre. Il est primordial de vous écouter et d’adapter votre propre rythme.
Une tâche après l’autre et les priorités d’abord et cela au moment opportun de la journée ! Pour vous simplifier la vie utilisez les ressources gratuites à votre disposition !
Des outils gratuits pour mettre en place efficacement la méthode
Pour appliquer facilement la technique Pomodoro, rien de plus simple. Un minuteur suffit. Par exemple celui de votre smartphone. Programmez-le sur 25 minutes et le tour est joué. Si vous voulez jouer la méthode jusqu’au bout, faites l’acquisition d’un minuteur de cuisine en forme de tomate. 😉
Il existe également des outils en ligne, comme le Tomato Timer. Pratique si vous travaillez sur ordinateur, il propose 3 minuteurs pré-programmés. 25 minutes pour 1 Pomodoro, 5 minutes pour une courte pause et 10 minutes pour une pause longue. Il vous suffit de sélectionner le minuteur et de cliquer sur “Start”, “Stop” et “Reset”.
D’autres outils plus sophistiqués, comme “Focus-To-Do : Pomodoro & Tâches” ou “Trello” permettent de gérer des projets. Etablissez votre to-do-list et mettez en place des Workflow ! Cet anglicisme que l’on traduit par “flux de travaux” n’est autre que la méthode que vous choisissez pour réaliser vos tâches.
Que vous décidiez d’utiliser l’un de ces outils ou une simple feuille de papier, le plus important est de lister et hiérarchiser vos priorités ! Cela vaut aussi bien au travail qu’à la maison, dans tous les aspects de votre vie quotidienne.
Focus-To-Do : Pomodoro & Tâches
J’ai personnellement testé “Focus-To-Do : Pomodoro & Tâches”, qui est une application gratuite, disponible sur l’App Store ainsi que sur Mac.
Son utilisation est relativement simple et intuitive. Il vous faut :
- créer une tâche,
- définir le nombre de Pomodoro nécessaires pour l’accomplir (soyez réalistes et objectifs),
- fixer une échéance.
Pour programmer des rappels et des répétitions de tâches, il vous faudra accéder à une version Premium, payante.
L’avantage de cet outil est le couplage du minuteur et de la fonction de gestion de tâches.
Trello : mon coup de coeur !
Trello est un outil de gestion de projet en ligne qui s’est inspiré de la méthode japonaise Kanban. On doit son concept à l’ingénieur industriel Taiichi Ōno qu’il a développé pour le constructeur automobile Toyota, dans le but d’optimiser la fabrication de ses véhicules.
J’adore cet outil ! Je l’utilise aussi bien dans ma vie professionnelle que dans ma vie personnelle. Il me sert quotidiennement.
J’ai des tableaux (chaque tableau correspond à un “projet”, une thématique) pour tout :
- planifier mon emploi du temps pour la semaine ; je complète mon Trello en début de semaine et j’y intègre pour chaque jour, mes tâches à réaliser. Au fur et à mesure de la semaine je modifie et optimise mon planning.
- collaborer sur des projets avec mes collègues et en suivre l’avancée,
- noter ma liste de courses (enfin c’était sans compter l’arrivée d’Alexa dans ma vie…),
- organiser mes voyages ; si vous partez à plusieurs, chacun peut y noter ses envies, intégrer des commentaires, des liens vers des choses à voir/à faire… vous pouvez aller jusqu’à organiser votre séjour jour par jour si vous le souhaitez.
Son interface est personnalisable et attrayante, sa prise en main facile et ses fonctionnalités multiples ! J’en apprends quotidiennement sur les possibilités qu’offre l’outil : mode calendrier, rappels, synchronisation avec son agenda Google… attention si vous le téléchargez : fort risque de dépendance ;). Disponible sur Desktop et smartphone pour l’avoir toujours à portée de main, même en déplacement.
Il existe également une version Premium, mais la version gratuite offre déjà une multitude de possibilités.
Conclusion
Si vous voulez maîtriser votre temps, être plus performant et moins stressé au quotidien, il faut absolument que vous testiez la méthode Pomodoro ! Et n’oubliez pas les 4 piliers d’un travail bien fait et d’une bonne productivité :
- arrêtez le multitasking : une tâche après l’autre
- définissez vos priorités
- mettez en place des workflow grâce à des outils de gestion de projet
- accordez-vous des pauses à intervalles réguliers !